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会计核算改革后学校会计档案的管理

更新时间 2011-9-15 11:03:08 点击数:

    2005年我市教育系统对传统会计管理体制进行了重大改革。对所有义务教育学校实行“财务集中制”核算形式,全市义务教育学校的会计业务纳入教育局会计核算中心统一核算,市教育局选配业务素质较高的专职会计,并运用会计电算化系统,严格按照国家统一会计制度进行核算,从而大大提高了会计核算工作的质量和会计工作效率,完善了会计档案资料的归集整理。对于会计核算改革后学校会计档案的管理,笔者有以下认识。
    一、会计档案管理工作
    中的问题(一)会计核算中心没有对各学校会计档案资料的安全保密工作加以重视。由于会计核算中心办公用房十分紧张,没有专门的会计档案库房和专门的档案员,加之各单位的报账人员频繁往来,十分不利于档案的安全保管,其形成的会计档案也基本没有规范整理,有的混乱堆放在办公桌上或柜子里。
    (二)会计核算中心没有或各学
    校未及时取回会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终结后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管”。 (三)纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,核算形式发生了变化,实际工作中,会计核算中心只移交纸质会计档案,形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心。
    (四)会计工作与会计档案管理
    相脱节。会计档案是会计核算的产物。但在实际工作中,会计核算中心的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。普遍重会计业务,轻会计档案管理。会计制度突出强调了会计业务,却忽视制订会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。
    (五)会计档案管理制度亟待完
    善。制度不健全势必造成管理无章可循。会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间,整理标准,移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。
    二、加强会计档案管理
    工作的建议(一)加强会计人员的安全保密教育。查阅会计资料必须履行审批、登记手续,涉密会计资料原件原则上不准借出核算中心,特别情况经批准借出的,要进行登记,限期归还,核算中心会计人员相互之间不打听、不谈论、不传播有关单位的各种数据与资料,核算中心会计人员对集中核算单位的会计数据负有保密责任。
    (二)加强硬件设施的投入,实
    行会计档案的专业化管理。规范核算中心档案室的建设,配置专业档案设备,以及采取防火、防潮、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠等符合档案管理规范的相关措施,保证会计档案安全完整。
    (三)加强会计档案管理,理顺
    会计档案管理体制。严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将各学校的会计档案整理规范,在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向各学校的档案机构移交。 (四)加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
    (五)完善会计档案管理工作的
    各项规章制度,严格办理会计档案移交手续。根据《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》,结合实际,制订会计档案归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。

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