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会计信息体系结构的发展

更新时间 2008-5-9 2:49:55 点击数:

 「摘要」导致管理信息需求发生变化,而技术的创新又为信息系统提供日益先进的实现手段。本文把信息系统体系结构的发展划分为部门内信息集成、企业内过程集成、企业间过程集成3个阶段,分别论述了每个阶段的经济特点和管理要求、IT技术发展状况和AIS特点,对如何推进AIS体系结构的进步提出建议。

  「关键词」会计信息系统;体系结构;发展阶段

  本文所指的AIS是指利用信息技术对会计信息、其他业务信息进行采集、存储、、报告,支持组织的生产经营决策的软件系统。AIS体系结构包括3个方面的:1.AIS的系统平台,就是基于平台和通信基础设施的具体情况,而形成的AIS各个组成部分间的分工协作关系。AIS的系统平台已经经历了单机、局域网阶段,基于WEB平台发展起来的AIS正在逐渐走向成熟;2.会计信息采集、存储、处理、传输的步骤、,AIS正从被动地依赖各个业务职能部门报告对业务情况汇总反映的财务数据,转向与业务执行系统紧密结合,主动地在业务发生时获取详细信息;3.AIS在整个组织的MIS系统中的位置,AIS正从物理上独立于其他业务职能系统的单独系统,转化为MIS中的1个子系统,它与其他子系统相互渗透,彼此的界限日益模糊。

  AIS的发展变化主要取决于两个因素:经济的发展、技术的发展。经济的发展导致新的业务形式出现、旧的业务形式变化或消失,从而对会计反映和监督的内容提出新的要求,进而要求AIS的内容作相应的改变。技术的发展包括IT技术的发展、管理技术的发展,管理技术的发展要求AIS的设计目标、指导思想发生改变;IT技术的发展为AIS发展提供新的实现手段。综上所述,经济和技术的发展使AIS的设计指导思想、内容、实现手段不断进步。

  根据经济和技术的发展,把AIS的发展划分为3个阶段:部门内的信息集成、企业内的过程集成和企业间的过程集成。

  1、部门内的信息集成

  1.经济特点和管理要求。20世纪70年代以前,产品的生命周期普遍较长,构成产品的技术相对比较简单,市场竞争主要围绕如何提高劳动生产率。企业管理思想以泰勒的“管理”为代表,在具体操作上以“福特制”为典范。企业管理建立在产品部件化、部件标准化、加工工序规范化的基础上,把工人固定在以1定节奏运动的生产线旁,从事几项简单、熟练的加工操作。企业的组织结构是按照功能来组织的层次结构。

  2.IT技术发展状况。在信息技术发展的初期,机价格昂贵,为了充分利用有限的计算能力,采用后台集中批处理方式,不支持联机。计算机间通信缺乏有效的技术手段,单机应用是主要方式。

  20世纪70年代末局域网出现,使在1个单位范围内许多计算机能够互联在1起交换信息、共享打印机等硬件设备;而同期出现的数据库技术,使应用程序和数据相互独立。这两项技术的出现,使得不仅同1台计算机上的不同应用程序可以共享数据,而且不同计算机上的应用程序也可以共享数据。微型计算机的快速发展,在提高性能的同时极大地降低了计算机的价格,使得联机应用方式成为主流。

  3.AIS特点

  (1)部门内信息集成。在初期,计算机被应用到个别部门解决局部的计算和管理要求,人们利用计算机来处理工资计算、存取款、库存材料的收发核算等数据处理量大、计算简单且重复次数多的经济业务。1954年10月美国通用电气公司第1次在计算机上计算职工工资,开创了利用计算机进行会计数据处理的先河。在这个阶段完整的会计信息系统尚未形成,只有多种相互独立的会计核算程序。1种会计核算程序仅能对应某项会计业务独立完成,没有相互联系。它模拟手工核算方式,代替部分手工劳动,降低劳动强度,提高劳动效率。此时常见的应用模式是单机应用,常用的存储方式是磁带上的依赖于特定应用程序的文件。

  随着微型计算机的大量普及,部门内部越来越多的功能环节开始使用计算机来加速业务处理。当部门内部的计算机应用达到1定程度时,人们开始考虑将部门内的各个计算机应用进行集成,使各个应用程序能够共享数据,这种集成可以称作部门内的信息集成。所谓信息集成,可以用“来源唯1、实时共享”来概括。来源唯1是指:任何数据,由1个部门、1位员工从1个应用程序录入,这样可以减少重复劳动、提高效率、避免差错,明确责任;实时共享是指将数据存入统1的数据库,按1定规则处理,然后对相关人员授权,使他们能实时共享不断变化的信息,高效而且有效地执行业务或做出决策。

  局域网和数据库技术的出现,为部门内的信息集成提供了现实的技术手段。只是到了这个阶段,各种会计核算程序之间实现数据共享,AIS真正形成。会计核算有多项职能,相互之间有联系;会计信息系统也由多个子系统组成,例如账务处理、材料核算、工资核算、固定资产核算、成本核算等,各子系统之间存在着直接或间接的联系,会计报表子系统基于这些核算功能自动生成多种会计报表。

  这个阶段的AIS系统平台有采用文件系统的单机系统、采用文件服务器的局域网系统、采用数据库服务器的局域网系统多种,其中以采用数据库服务器的局域网系统对信息集成的支持程度最好,因而也最受大中型企业的欢迎。

  (2)面向报表输出、事后处理。这个阶段的AIS建立在经典的会计等式:资产=负债+所有者权益基础上。它基于经济事件的财务,强调信息的准确性,要求按照特定的规则、在特定的时机、采用特定的方法,记录哪些改变组织的资产、负债或所有者权益构成的业务事件的数据。这个阶段会计信息系统的主要功能是实现会计核算的自动化、会计报表的自动生成,在此基础上向管理者提供财务信息,辅助决策。

  此时的AIS是企业的财会部门专用的信息系统,它在物理上独立于其他部门的信息系统。虽然联机应用已经成熟,但由于AIS的输入被动地依赖业务部门提供数据,它对管理决策的支持只能是提供事后的统计分析评价,而无法有效地进行事中控制。由于AIS采集的仅仅是那些影响组织资产、负债或所有者权益构成的经济事件的数据,对市场、竞争对手、协作方、自身的情况都了解不足,因而也就无法进行有效的事前计划。

  2、企业内的过程集成

  1.经济特点和管理要求。从20世纪70年代中后期开始,市场竞争转到如何提高T、Q、C和S上。其含义是:T——产品的交货时间或新产品的上市时间;Q——质量;C——成本;S——售前和售后服务。企业越来越深刻地认识到:要提高企业的市场竞争力,单纯地提高某个职能部门工作的效率是远远不够的,需要业务过程中涉及到的各个职能部门紧密协同,才能从整体上提高企业的效率和效益。“整体大于部分之和”的管理思想日益受到重视。企业开始按照业务过程来设立组织结构,按照项目小组来组织人力资源。员工不再是庞大流水线上的小小螺丝钉,而是参与多个专门业务过程团队的多面手。企业通过培养员工的多种才能来避免简单重复劳动给员工带来的枯燥感,调动员工的积极性和创造性。

  2.IT技术发展状况。在这个阶段,C/S(客户/服务器)体系结构逐渐成熟。这个阶段的数据库在存储能力和数据处理能力、多用户并发控制、数据备份/恢复、数据完整性约束机制等方面都有了很大进步,这个阶段的RDMS对关系操作的支持已经比较完善,但是对数据完整性的支持仍然较差。此时,SQL语言已经成为关系数据库的标准,联机事务处理(OLTP)开始发展。联机事务处理系统(OLTP)实时地采集处理与事务相连的数据,共享数据库和其它文件的内容的变化。在联机事务处理中,事务是被立即执行的,这与批处理相反,1批事务被存储1段时间,然后再被执行。大多数批处理(例如账目交换)是在夜间进行的。0LTP的结果可以在这个数据库中立即获得,这里假设这些事务可以完成。联机事务处理以实时的方式发生。民航定票系统和银行ATM机是联机事务处理系统的例子。

  3.AIS特点。

  (1)企业内过程集成。以客户/服务器的广泛应用为契机,20世纪80年代中期开始出现以企业资源规划(ERP)为代表的企业范围的集成应用。这个阶段的信息系统除了继承早期信息系统的信息集成外,主要特点是过程集成。所谓过程集成是指利用计算机软件工具,不仅实现高效、实时地共享企业事务处理系统间的数据、资源,而且实现应用间的协同工作,将1个个孤立的应用集成起来形成1个协调的企业信息系统。

  这个阶段的AIS的系统平台是基于C/S结构的局域网系统,不仅在客户端和数据库服务器间合理分配数据和功能,而且覆盖的范围也不再局限于财会部门的局域网,而是整个企业的局域网系统。ERP系统是这个阶段AIS的代名词,它是1个信息高度集成的企业管理系统,是经过20世纪70年代的MRP和80年代的MRPⅡ发展而来的。从功能上看,MRPⅡ面向企业内部产、供、销以及财务的信息集成。ERP的核心是实现企业内部资源的优化配置,提高企业生产效率和市场响应能力,是实现企业内部供应链管理。它扩展了MRPⅡ应用的范围,它不仅包含了MRPⅡ的基本功能,还包括如客户关系管理、售后服务、项目管理、集成化的过程管理等功能。

  (2)事件驱动。所谓事件驱动,是指会计信息的采集、存储、处理、传输嵌入在业务处理系统中,或者说AIS和企业的业务执行系统融为1体,从而能够在业务发生时实时采集详细的业务、财务信息,执行处理和控制规则。

  这种类型的系统突破了资产=负债+所有者权益的模式。ERP系统并不以编制财务报表为其主要目标,而是致力于提高业务处理和控制水平,进而辅助决策。许多ERP厂商强调数据只需输入1次,便可用于生成多种视图,而传统的会计报表只是其中1种视图。ERP厂商强调他们的产品是面向过程的。这种产品能跨越部门职能领域的边界,使整个企业的数据和信息流集成变为可能。

  从这个阶段开始,AIS不再是物理上独立的系统,而是整个企业管理系统的1个有机组成部分。它嵌入在业务执行处理系统中,在业务发生时实时采集全面信息,AIS从此不仅能自行事后的统计分析评价,而且能够进行事中控制。

  3、企业间的过程集成

  1.经济特点和管理要求。进入20世纪90年代后,市场竞争主要是围绕新产品的竞争而展开。因为新产品的价格总是高于其价值的,通过竞争,价格才逐渐接近价值。1个产品失去其独占期,就意味着这个产品生命周期的结束。除了传统的对企业提供产品的低成本、高质量要求外,当今的企业生产经营需要能够适应以下的市场环境变化:市场细分、产品生命周期缩短、产品交货期缩短、产品复杂性增加、定制产品数量增加、环保要求日益增强、劳动力成本提高和工作时间缩短。

  企业不仅需要了解并改进、协调每项内部职能,还需要在客户、供应商间建立高效的协作关系。在今天的商业世界中,企业的业绩越来越受到外部世界的影响,内部成本效益达到最优的某些企业仍然可能是不成功的。因为,也许这个企业存在更能满足顾客需要的竞争对手,他们或成功地将某些业务职能外包,或与贸易伙伴建立了更好的战略联盟。企业之间的竞争实质是企业的供应链之间的竞争,是企业间过程集成的有效性和效率的竞争。

  企业间过程集成的方式随着企业间经济联系的密切和稳定程度而不断演进。例如,库存补充有多种模式。最简单的是由客户决定采购订单项目,在存货低于安全库存时发出订单。随着企业间经济联系的成熟,可能会采用vMI(Vendor Managed Inventory)模式。在vMI模式下,供应商基于最小/最大/经济订货批量模型或者销售预测来代替客户发出采购订单,管理客户的存货水平。对于更加稳定的战略性合作伙伴,可以采用CPFR(Collaborative Planning Forecasting and Replenishment)模式来进1步提高整个供应量的可见性和管理水平。在CPFR模式下,供应商和客户1起制定销售预测,并对可接受的差异达成共识。每日将客户销售点的数据与联合销售预测相比较,但差异超出允许范围时,供应商和客户都能得到通知,从而集体采取适当的行动。这种积极主动的存货管理方式要求合作伙伴间共享公用的计划、管理、执行和业绩计量信息,紧密协作,从而降低整个供应链的存货水平。

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  市场环境的变化对生产经营提出了更高的要求,企业必须在先进的管理思想和信息技术的支持下,改进现有的生产经营管理模式和组织结构,才有可能全面实现这些目标,并在未来的市场竞争中赢得更多的份额。

  2.IT技术状况。进入20世纪80年代末期以来,在机领域最引人注目的就是起源于美国的internet的飞速发展,由此带来了1系列技术突破。

  (1)B/S结构。Brower/Server计算模式是1种3层结构的C/S计算,它把传统C/S模型中的服务器分解为1个服务器(Web服务器)和1个或多个数据服务器。在服务器端集中了所有应用逻辑。所有的开发与维护工作都可集中在服务器端。在客户机上通过直观、易于使用的浏览器来从Web服务器上获取信息。Web服务器通过HTTP建立了内部页面和各相关后端数据库的超文本链接,所以最终可以用浏览器查询所有网络服务器上的信息。

  B/S结构有以下优点:B/S技术基于开放的标准,便于实现企业间AIS的互联、协同处理;C/S结构的应用,无论是安装、配置还是升级都需要在所有的客户机上实施,而B/S技术较为低廉,1般只需安装、配置在服务器上,从而降低了开发、管理成本;在已经建立的网络基础上,用户均可自由、主动地访问信息和系统资源,易于实现对信息及应用系统的自由访问;浏览器的技术简单易用,1旦用户掌握了浏览器的用法,也就掌握了运用系统上各种信息资源的钥匙,降低了培训成本。

  (2)工作流协同技术。此阶段出现的基于internet的信息交流技术、工作流协同技术为企业间的过程集成提供了技术实现手段。这方面的代表性产品就是Lotus Domino,它作为领先的协作平台,提供了多种电子协作服务,当人们需要在1起工作和共享知识时,Domino的协作功能便能够显示出它的强大威力。

  (3)数据仓库、OLAP和数据挖掘技术。数据仓库和OLAP是20世纪90年代初提出的概念,到20世纪90年代中期已经形成潮流。在美国,数据仓库已成为仅次于Internet的又1技术热点。数据仓库侧重于存储和管理面向决策主题的数据;而OLAP则侧重于数据仓库中的数据,并将其转换成辅助决策信息。OLAP的1个重要特点是多维数据分析,这与数据仓库的多维数据组织正好形成相互结合、相互补充的关系。OLAP技术中比较典型的应用是对多维数据的切片和切块、钻取、旋转等,它便于使用者从不同角度提取有关数据。OLAP技术还能够利用分析过程对数据进行深入分析和加工。例如,关键指标数据常常用代数方程进行处理,更复杂的分析则需要建立模型进行计算。

  20世纪90年代中期从人工智能、机器中发展起来的数据挖掘(Data Mining)技术,是从数据库、数据仓库中挖掘有用的知识,对知识的推理形成智能模型,以定性分析方式辅助决策的。数据挖掘技术不仅是面向特定数据库的简单检索查询调用,而且要对这些数据进行微观、中观乃至宏观的统计、分析、综合和推理,以指导实际的求解,企图发现事件间的相互关联,甚至利用已有的数据对未来的活动进行预测。

  3.AIS特点。随着管理要求的提高和技术的进步,AIS的目标不仅要实现企业内部的过程集成,还要实现企业间的过程集成;不仅要能建立企业现存业务流程的模型,还要包括支持企业持续改进的机制;不仅要提高事务处理的效率,还要从海量数据中提取出有效信息支持高层决策;建立和维护AIS的工作从企业内部转移到独立的软件服务商,ASP(Application Software Provider)方式

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