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会计电算化实施的内容目标及原则

更新时间 2008-5-9 2:49:53 点击数:

 电算化的实施,也就是企业建立会计电算化的整个过程,是1项复杂的系统工程。在整个系统的实施过程中,包括会计电算化工作的规划,会计信息的建立与管理,人员的分工与培训,各种制度的建立与实施等众多,都必需采用系统工程的与原理去安排组织,这样才能使企业会计电算化工作顺利正确地进行。

  1、会计电算化实施的内容企业要建立会计电算化系统,需要做哪些工作? 会计电算化系统的实施,应该包括哪些内容? 对这此认识不足,将导致整个会计电算化工作不能正确顺利进行。,在我国财会人员、会计电算化人员中仍有不少人员对上述问题持有种种片面的认识,主要有以下几种观点:

  ⒈ 会计电算化就是建立机会计信息系统的过程。

  这种观点认为,只要会计信息系统已建成,或者已购买到会计信息系统,企业的会计电算化工作就完成了。他们有时也认为会计电算化工作是1项系统工程,但却错误地认为,在开发会计信息系统时采用了系统工程的方法,就表明整个会计电算化过程是1项系统工程。这种观点的错误在于把会计电算化这1系统工程中的某1部分扩大为会计电算化的整个内容,从而忽略了其他的内容。

  ⒉ 会计电算化就是编程。

  认为会计电算化就是建立会计信息系统,而建立会计信息系统也就是编程工作。这种观点不仅忽略了会计电算化的其他内容,而且就是在建立会计信息系统时也抛弃了系统工程的方法,不进行系统设计,直接编程是这种观点的突出表现。

  ⒊ 会计电算化必须是1次建立1完整的电算化系统。

  这种观点认为会计电算化信息系统是1个不可分的整体,企业要建立会计电算化系统,就必须1步到位,健全所有的子系统,甚至扩大到整个企业管理信息系统。它忽略了会计电算化是系统工程的特点, 把系统工程多步骤多阶段性简化为单1阶段, 把会计信息系统多子系统的可分离性变为统1整体的不可他离性,从而也否认会计电算化的过程是1项系统工程。

  ⒋会计电算化也就只是会计部门的工作采用电算化, 与其他部门的工作无关。

  认为会计电算化就是以计算机代替手工记帐、算帐、报帐,否认了会计信息子系统与管理信息系统其他子系统存在着密切的联系,从而也就把会计预测、会计控制以及会计辅助决策等众多内容从会计电算化工作中给抛弃了。

  由于这些片面观点的存在,了我国会计电算化事业的。那么会计电算化工作实施到底包括哪些内容?

  我们认为其主要内容如下所述:

  ⒈ 会计电算化工作的规划。

  它包括,根据企业发展的总目标和管理信息系统的总目标,明确会计电算化的总目标;并根据企业实际情况确定会计信息系统的总体结构,划分各子系统,并确认它们之间的联系;确定会计电算化工作目标实现的阶段和步骤,以及建立各子系统的先后顺序;确定会计电算化管理体制及组织机构方案,以及资金来源与预算等项内容。

  ⒉ 会计电算化信息系统的建立。

  包括实施人员组织、会计软件的取得、硬件及环境的购置安装、系统软件的配置、新旧系统内容的转换等内容。

  ⒊ 会计电算化信息系统的管理。

  包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等。

  ⒋ 计算机审计及计算机舞弊。

  ⒌ 会计决策支持系统。

  这是会计信息系统的延伸。

  由上可以看出,会计电算化内容非常丰富,它不仅是1项复杂的系统工程,还是1个人机系统,忽略任1方面的内容,都是对会计电算化的片面认识,都会给会计电算化的实施带来不利的因素。

  2、会计电算化的目标会计电算化的目标,也就是会计电算化工作所要完成的任务,即通过化的手段,提高会计工作的地位,提高会计工作的效率和质量,促进管理的现代化,提高效益。

  具体包括如下内容:

  ⒈ 减轻财会人员劳动强度, 提高财会工作效率。

  利用计算机技术的特点,把繁杂的记帐、结帐、报帐工作交给高速的计算机处理,以减轻财会人员的劳动强度,并且由于计算机的精确性和确定性,可以避免手式操作难免产生的误差,以达至提高财会工作效率的目的。

  ⒉ 促进会计职能的转变。

  手工条件下,广大财会人员被繁重的手工核算工作所包围,没有时间和精力来更好地发挥会计参与管理、决策的职能;通过电算化,使财会人员解脱了繁重的手工操作,有时间和精力,也就有条件参与企业管理与决策,为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。

  ⒊ 准确、 及时地提供会计信息。

  手式条件下,由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理,使需要信息者不可能及时得到财会信息,这不利于企业经营者掌握经济活动的最新情况和存在的问题;而电算化后,大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送,保证向企业管理者准确、及时地提供会计信息。

  ⒋ 提高人员素质,促进会计工作规范化。

  会计电算化,给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构,1方面为了参与企业管理,要更多地经营管理知识,另1方面还必须掌握计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件, 所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。

  ⒌ 实现企业管理现代化, 提高企业经济效益。

  会计电算化是企业管理信息电算化的重要组成部分,企业管理信息电算化的目标及任务,就是要以现代化的方法去管理企业,提高经济效益。因而,会计电算化不仅要使会计工作本身现代化,最终目标是要使企业管理现代化 ,提高企业的经济效益。

  3、企业实施会计电算化的原则企业实施会计电算化不是随心所欲的,它必须考虑会计工作的特点和企业的现状,以及有关制度,遵循1定的原则,才能使企业实施会计电算化达到其最终目标。1般地,应考虑如下几项基本原则:

  ⒈ 合法性原则。

  即企业实施会计电算化的各项工作,都必须以有关法律制度为原则。

  第1,实施会计电算化,必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。

  第2,必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。

  第3,还要遵循本企业的财务制度,以保证机构设置的合法性,岗位分工和人员职责的合法性,操作使用的合法性,输入、输出及内部处理的合法性, 输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。

  ⒉ 效益性原则。

  提高经济效益,是会计电算化的最终目的。提高经济效益,也要从两方面考虑,1是直接经济效益,即直接投入直接产出的效益;2是间接经济效益,即由于会计电算化而引起企业的现代化,产生的非直接经济效益。间接经济效益,虽然不能从表面上看到是由于企业实施电算化。

  以下几个方面值得特别注意:

  第1,在系统实施前,应从经济效益,技术力量,管理水平,各种约束条件进行全面分析,先进行整个系统的可行性分析,以确定是否具备条件进行会计电算化工作。

  第2,可行性要围绕企业的最终经济效益来开展。1般来说,评价电算化系统的经济效益,要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量, 能否准确、及时和全面地提供必须的信息, 能否提高企业管理工作 的 效率和质量, 以及决策水平等方面着眼。也就是说,要从计算机是现代化管理的辅助工具这个角度来评估它的效益。

  第3,在系统设计过程中,也应坚持效益性原则,力求降低设计开发成本,提高会计信息系统的质量。

  ⒊ 系统性原则。

  也就是以包括整体观点,关联观点,发展观点,最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。要注意以下两点:

  第1,内部与外部相联系。

  会计部门作为企业管理中的1个重要部门,与其他职能部门是密切联系的,因此,实施会计电算化时,应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作,把会计信息系统作为企业管理信息系统中的1个子系统,既要分清各子系统的界面,又要留好各子系统之间的接口,并在数据结构设计上做到信息共享,减少数据冗余。

  第2,局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统,实施会计电算化,不可能1次全部完成各子系统,必须分阶段进行。这样,在进行部分子系统设计实施时,必须有全局的观点,考虑到与其他子系统的联接性,使逐个实施的子系统全部完工后能组成高质量的整个会计信息系统,而不能只考虑局部的优化,以至影响整修系统的完美组合和高质量性。

  ⒋ 规范性原则。

  包括系统设计的规范性,管理制度的规范性,数据信息的规范性等。这些规范性的要求,可以使系统实施避免2义性,避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差,从而避免会计电算化工作失败的可能性。

  ⒌ 可靠性原则。

  可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多,主要考虑以下3个方面:

  第1,准确性,即输入数据及操作的准确性,在易出现错误和失误的地方,建立尽可能完善的检错和纠错系统,进行重点防护,保证输入数据及操作的准确性。

  第2,安全性,要求有1套完善的管理制度和技术方法,防止系统被非法使用,数据丢失及非法改动,此外还应有系统破坏后的恢复功能等。

  第3,易扩充性,即整个系统在运行周期内,由于环境条件的变化,从而要求系统随之进行改变的难易程度,易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。

  6. 易用性原则。

  易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员,因此系统必须尽可能地方便用户,要具有友好的界面,准确简明的操作提示,简单方便的操作过程,并要求尽可能地使用会计术语,使会计人员1学既会。

  企业实施会计电算化的条件

  会计电算化是1项复杂的系统工程,会计信息系统是1个人机系统,因此企业实施会计电算化,必须有先决条件,企业具备了这些条件,就可以很好地开展会计电算化工作。

  这些条件主要是:

  1、企业的客观需要指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要,决定了企业会计电算化的目标、任务,是当前开展会计电算化工作的前提。其实,在开发电算化会计信息系统之前,企业会计信息系统也存在,是否要开发新的电算化会计信息系统,取决于原信息系统能否满足企业的需要。对多数企业来说,原来的手工会计信息系统越来越不适应市场经济的新情况,迫切需要进行会电算化,但是也有1部分小企业,由于其业务量不大,手式系统亦能很好地满足企业的需求,因此也就没有必要强迫它实施电算化会计信息系统,否则既浪费了人财物,对企业的济效益也不会有什么提高。

  2、领导的重视企业实施会计电算化,几乎涉及企业的所有部门和人员,同时还涉及管理机构及管理体制的变动,这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持,企业实施会计电算化所遇到的问题,如:人员配置,资金问题,部门间的合作与协调,配套改革等,将很难得到解决。因此,在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作,有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组,领导整个企业的会计电算化工作。

  3、 良好的管理基础工作,尤其是会计基础工作管理基础主要指有1套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业,应不急于开展会计电算化工作,应首先提高管理水平,规范会计、财务制度,改善基础工作,为开展会计电算化工作积极创造条件。

  4、专业人员的合理配置实施会计电算化,将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能, 单纯的财会人员,已不能满足会计电算化后的工作需要,必须另外配置与电算化工作有关的专业人员, 以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。

  第1 要配备1名会计电算化工作的管理人员,负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理,这是会计电算化工作顺利进行的保证;;

  第2 应配备硬件维护员, 负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作,考虑到有些企业电算化工作范围较小等特点,硬件维护员可以是兼职的;

  第3,无论是自选开发,或者购买软件,都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才,他们可以参与系统设计开发,又负责系统运行的1些维护工作,使电算化会计信息系统的1般维护工作能够由企业自己处理,保证会计电算化工作的顺利进行。

  5、经费保证实施会计电算化工作需要专门人才,也需要软件及硬件设备,这些都需要有1定的投资,为了保证会计电算化工作的顺利开展,所需经费必须有来源,所需数额也必须控制确定。会计电算化所需的费用分初期投资费用和日常费用两种。初期投资费用包括,购买硬件及系统软件所需费用,软件取得所需费用,基建费用,人员培训费用等。日常费用主要包括,所需消耗品费用和日常维护费用。会计电算化所需费用,根据电算化会计信息系统的建立方法和规模不同,数额也不相同,甚至相关很大,要具体情况具体分析,使所需经费必须确有保证,并且又不浪费。

  会计电算化管理体制与组织机构设置的选择

  实施会计电算化必然会对会计工作及其组织机构产生1定的影响,为了适应电算化的要求,必须探求和设置与之相适应的机构。有以下几种情况:

  ⒈ 集中管理方式。 这种形式把会计电算化工作,包括管理、开发和使用维护等都放在企业计算中心,财务部不设数据处理部门,也不安装计算机设备。财务部门定期按规定向计算中心提供核算和管理所需的数据,由计算中心负责会计电算化的日常运行。在这种情况下,财务部门的组织机构1般不作大的变动,除了1些业务由计算机处理外,许多工作仍由手工来完成。这种方式有利于充分发挥计算机作用,提高数据共享程度,避免重复开发,也有利于企业统1领导、规划和组织。但是,集中管理也有很大的缺点。第1,计算中心人员和财务人员不能很好地协作,各自不了解对方的知识和业务特点,各自偏重本单位情况,往往导致系统质量低,实用性较差等情况;第2,各部门极易产生依赖思想,认为开展电算化工作是计算中心的事,从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行,影响会计电算化工作的正常进行。

  ⒉ 分散管理方式。

  在这种方式下,企业财会部门单独配备计算机等设备,并配备1定的专业人员,会计电算化工作的实施,完全由财会部门负责进行,计算中心将不再参与。分散管理的优点是,第1,能调动

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