公文制印中遇到的问题及其对策
张敏（山西煤炭管理干部学院，山西太原030006）
摘要：围绕公文写作、印发格式，从公文制印的各个环节分析公文写作中常见的问题，通过这些问题查找出现问题的原因及其对策，最终达到公文格式规范化要求。
    关键词：公文格式；问题与原因；对策与建议
中图分类号：H15文献标识码：A文章编号：1008-8881（2010）02-0216-02
    公文写作是一门科学，又是一门艺术，是达成领导机关传递政令、沟通信息、报告情况、交流经验的重要方式，也是机关干部最基本、最基础的业务技能。三十年前，公文写作还主要是政府机构专职秘书们的业务，随着我国改革开放带来的整个社会各方面的繁荣，公文的应用日见普遍，公文写作已经渗透到每个普通人生活的方方面面。公文写作及格式作为应用文的一个主要内容，它是国家实行行政管理的基础，是一个国家权利的象征，是实行各种行政行为最根本的凭据和依据，是治理社会、管理国家、办理公务的重要工具。作为一种特殊的应用文，它的规范化，是办公的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。本文针对在工作中公文格式常出现的问题进行了归纳分析，提出了相应的解决方法和对策。
    一、公文制印中出现的突出问题
1、发文规范所使用用字，行高度、用纸不规范。字是在标识公文中横向距离的长度单位，也是指一个汉字所占用的空间。而行在标识公文中则是纵向距离的长度单位。以3号字体高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行，标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
    公文用纸比较讲究，有的单位用书写纸等作为公文印刷的纸张，致使文件印制不规范，一般公文印刷使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶纸印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。
    2、发文机关标识不规范。有的基层单位发文机关标识标注不规范简称，发文机关标识使用黑体或者其他字体，字体的大小任意定义，而不是按照正确的发文机关标识应该使用“全称＋文件”或“规范化简称＋文件”组成，使用小标宋体，字体最大不得大于22mm×15mm（高×宽）。
    3、发文字号标注不规范。有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有些单位发文字号的年份用圆括号“（）”或者“{}”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用楷体，也有的用黑体，正确的应该使用字体为3号仿宋体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），加“第”字的现象，出现“××办（2009）第01号”等不规范格式，正确的标注为“××办发〔2009〕1号”。
    4、签发人标识不准确。有的机关平行文标注签发人，标注签发人字体字号随意定义，有的全部使用仿宋体，有的全部使用楷体，正确的标注方法应该为“签发人：×××”签发人使用仿宋体，后加全角冒号，名字使用楷体字，字号为三号。标注位置为红色反线之上4mm处，后空一字距离。
    5、公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是：一是标题中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐；标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，出现“《XX《的通知》的通知》的通知”或“关于XX《关于XX《关于XX》”等现象，一个词组套一个词组，冗长臃肿；三是印刷不规范。
    6、引用文号不当。有些部门公文中，将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据山西省办公厅〔2009〕111号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据山西省《关于×××的通知》（晋政办〔2009〕111号）”。
    7、结构层次序号使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序号要求，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃，或在“（一）”、“⑴”后加顿号，写成“（一）、”或“⑴、”等。
    8、落款和印章加盖不规范。有的是在单一发文时落款处署了发文单位，正确的格式应为：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章上弧距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧在成文日期上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上（联合行文不按此标准）。
    9、附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小；二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理；三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写；四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号；五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。
    10、抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。
    11、版记不规范。一是没有版记。二是版记位置不对。
    三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空、右空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

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