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中小企业人力资源管理信息化建设探讨

更新时间 2012-1-6 17:13:08 点击数:

    摘要:本文阐述了人力资源管理信息化的内涵与人力资源管理信息化的重要意义。分析了当前中小企业人力资源管理信息化所存在的主要问题,并从4个方面提出了加强中小企业人力资源管理信息化的对策。
     关键词:人力资源管理;信息化建设;对策
    随着全球化趋势的加强,我国的人力资源管理理论受到西方发达国家较为成熟的人力资源管理理论的影响,逐渐的自我完善。从2000年开始实施企业上网工程以来,大型企业中信息化应用的日益成熟,而中小企业的信息化趋势也在不断加强,越来越多的中小企业都开始关注企业的信息化建设。本文就关于中小企业人力资源管理的信息化建设,提出了一些浅薄的看法。
    一、人力资源管理信息化内涵
    人力资源信息化是指通过现代的信息技术来完善企业的人力资源管理,它建立在大容量的硬件与先进的软件基础上的,运用集中式的信息库、员工自助服务、高速处理信息以及服务共享,以达到提高效率、减少成本、改进员工服务模式的目的。人力资源信息对于中小企业的存在与发展有着非常重要的意义。
    人力资源管理信息化主要包含以下3个层面:一是人力资源数据的信息化,通过建立人力资源数据库,把企业每一位员工的信息资源按一定的格式输入到计算机中,妥善保存,以备查询;二是流程的信息化,用软件程序的方式将管理规范流程转化为固定的程序,这样就会减少员工的劳动强度,以降低成本,提高效率;三是对管理与决策的支持,通过对原始的数据进行信息化的加工,在程序计算的模式之下进行科学、合理的规划,更有力的支持企业管理与决策。
    二、人力资源管理信息化的重要意义1.提高工作效率。在传统的以手工为管理方式的时期,人力资源部门要花大量的人力、物力用于日常事务处理之中,既浪费时间,又浪费精力,而且失误率很高,技术含量也很低。当人力资源管理与现代信息技术相结合之后,能够有效的优化人力资源管理的组织结构,让人力资源管理工作人员从繁杂的日常工作中解放出来,提高效率。人力资源管理信息化能够精减人员,降低成本,实现中小企业整个经济效益的提高。
    2.改善服务质量。人力资源管理实现信息化之后,中小企业的人力资源管理工作可以细化到每一位员工身上,令人力资源信息的传递更为迅速、有效。除此之外,人力资源管理信息化还能够对各种信息进行高速、有效的收集与处理,企业的人力资源管理信息系统能够及时、有效的搜集各种信息,加强企业部门间的信息沟通。企业管理者也可以从系统之中,寻找自己需要的信息,并根据这些信息进行决策。增强企业各部门之间的信息沟通,让企业的所有员工都能享受到人力资源信息化管理所带来的优质服务。
    3.提高企业的管理水平。中小企业实现人力资源管理信息化之后,完整的人力资源信息能够让管理者对企业人力资源的现状有一个全面的认识,同时也能为企业管理决策提供分析报表,以提高决策水平。比如在变更薪资水平时,可以按照岗位历史薪资生成一套分析报告,辅助管理者的决策。而且信息化的人力资源管理也能够为其他部门的管理提供借鉴。
    4.转变管理者的角色定位。中小企业采用人力资源管理信息化以后,人力资源部能够通过数据库把所有与企业人力资源有关的数据,比如工资福利、职位管理、个人职业生涯的设计、岗位描述等,进行统一的管理,形成信息源。企业的人力资源管理者在利用人力资源管理系统软件,从日常的繁重工作中解脱之后,利用信息源,从战略的高度来思考人力资源未来的发展与规划。
    三、当前中小企业人力资源管理信息化存在的主要问题1.观念上的误区根据国家统计局的抽样调查,我国当前中小企业已经有80%拥有计算机,但是主要用途是打字与处理报表,几乎很少应用于人力资源管理方面。造成这种现象的主要原因是观念上的误区,有些中小企业的人力资源管理部门认为人力资源管理信息化就是配几台电脑、打印机等办公设备而已,虽然在硬件设备上投入的资金较多,但是没有重视软件开发与业务流程的优化,仅仅是用计算机来模仿手工处理的流程,所以效果并不理想。
    2.人力资源的基础工作薄弱
    人力资源的基础工作是人力资源信息化的一项重要内容,它直接影响着人力资源信息的效果,许多中小企业管理还处于粗放阶段,人事管理体系不够健全,例如工资福利、考勤、岗位职能等都不成体系,这就让企业的人力资源管理的信息化缺乏一个基础的平台。
    3.用户的支持率较低
    人们都有安于现状的惰性心理,不喜欢对熟悉的流程进行改革,特别是当对一项事物的发展前景不是很明了的时候,而人力资源信息化不但要对原有的工作习惯与管理方式进行改变,还要学习相关的人力资源知识与计算机操作,这就在心理上产生了对一些实际操作的抵触情绪。同时信息化的管理技术使流程更加优化,从而使工作更加规范与透明,这一定会触及到一部分人的利益,这些人对人力资源管理信息化必然会带有抵触情绪。
    4.追求一步到位
    中小企业在人力资源信息化建设的过程中,普遍存在着一种心理就是:趁着企业立项的机会,把所有的工作全部做完,力求一步到位,功能越多就越好,以加长使用的期限,因此每个部门提出了很多个性化的需求,这显然是脱离了人力资源管理的现实要求,使投入的成本加大,实施的周期也被延长,同时也加大了将来更新换代的成本。
    5.信息化人才不足
    人才是支撑人力资源管理信息化建设的重要基础,但是当前我国的中小企业内部还很难找到一个既能熟练操作计算机,又懂网络技术,同时又兼备人力资源管理知识的人才,而专业从事网络维护与信息管理的技术人才就更少了,这是阻碍中小企业人力资源管理信息化的一个重要原因。
    四、加强中小企业人力资源管理信息化的对策1.转变企业管理者的理念,提高对人力资源信息化建设的认识中小企业通过人力资源的信息化,能够有效提高人力资源的管理水平,进而提高整个企业的管理水平。人力资源管理的信息化能否成功,很大程度上取决于企业高层管理者对人力资源管理的重视程度,所以高层管理者必须要转变落后的管理理念,提高人力资源信息化的重视程度。
    2.完善人力资源系统,做好人力资源的基础工作人力资源的每一项数据都是对企业员工个人信息的详细记录,所以一方面要保证录入的准确性,另一方面必须要保证人力资源数据的安全性,系统必须要进行严格的控制,人力资源工作人员可以根据业务性质进行分工,各授权用户只能在授权范围内对每个字段或每个模块进行数据录入、查询及修改。
    3.加强信息化管理人才的培养
    中小企业中从事人力资源工作,并且拥有计算机专业背景员工的数量还不是很多的,但是任何一项技术的应用与管理理念的执行都离不开专业人才。所以企业要从战略高度着眼,要充分认识到信息化管理人才对于人力资源事业建设的重要性,要把人才储备工作提到工作日程上来,要将教育、培养、吸引人才作为中小企业的一项重要的战略目标来实现,要建立完善的选拔机制与约束机制,以适应现代企业对人力资源管理发展的要求。
    4.稳定心态,对人力资源管理信息化建设要稳扎稳打信息化是用来解决企业管理过程所存在的问题的,企业要明确自身的定位,了解企业所处的阶段,绝对不能盲目追求一步到位的系统建立。否则很可能导致所引进的信息化系统不适合企业自身的发展,从而造成了资源的浪费。所以,企业要循序渐进、按部就班的进行信息化建设,建立数据库,为人力资源管理信息化建立提供坚实的基础.

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