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浅析重大建设项目档案管理工作

更新时间 2011-10-12 17:56:01 点击数:

    陶岩(神华集团有限责任公司办公厅,北京,100011)摘要:重大建设项目的档案管理工作是一项庞大的系统工程,历来是项目管理的难点问题。本文从项目档案的内容、数量、参与者、收集、整理、利用6个方面分析了项目档案工作的特点,指出项目档案工作的10个方面的要务和项目档案工作人员的5种能力要求,对重大建设项目档案管理工作具有重要参考价值。
     关键词:项目档案管理
    1引言
    随着神华集团的高速发展,越来越多的重大建设项目开始上马。这些项目遍布在煤矿、电厂、煤制油和煤化工、铁路等各领域,具有建设内容多、投资规模大、责任主体多、技术先进、工艺复杂等特点,对包括项目档案工作在内的各项管理工作提出很高的要求。怎样才能做好重大建设项目档案管理工作?以下是笔者的一些分析和认识。
    2重大建设项目档案管理工作是一项庞大的系统工程2.1从项目档案的内容来看重大建设项目档案,是经过鉴定、整理并归档的项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目档案的保管期限一般都长于项目实体的存在期限,项目档案工程比项目实体工程的生命周期更长、信息价值更大。
    2.2从项目档案的数量来看
    因为重大建设项目的建设内容多,所以项目档案的数量就大。有的重大建设项目是煤电一体化同时建设,有的重大建设项目在建设煤矿或电厂的同时还要建设铁路专用线和运煤码头。这些建设内容决定了重大建设项目档案数量多,而档案管理工作本身就是一项系统工程。本人曾组织并参加了神华煤制油项目和浙江国华宁海电厂2×1000MW机组项目等10多个重大建设项目的档案业务指导和档案专项验收,神华煤制油项目档案数量多达14520卷,浙江国华宁海电厂2×1000MW机组项目档案数量多达7374卷。
    2.3从项目档案的参与者来看
    重大建设项目的档案工作不同于项目的其他工作,它是一项特殊的全员参与的工作。因为档案的质量不仅取决于档案工作人员的努力程度,更取决于每一个形成文件、签发文件、印制文件、传递文件、收集文件、整理文件、移交文件的人员的工作质量和水平。重大建设项目都是由多个责任主体———建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备供货商、材料供货商等单位通力协作、密切配合,科学合理地组织建设工作,才能顺利完成的。这些参与项目建设的主体也是项目档案工作的责任主体,现在重大建设项目管理多采用EPC、EPC+M、E+P+C+M等新型项目建设模式。其中,E是指Engineering(工程设计),P是指Procurement(设备采购),C是指施工Construc-tion(主持建设),M是指Managemen(t管理)。这些新的项目建设、组织和管理模式,给项目档案管理工作带来很多难题和挑战。
    2.4从项目档案的收集来看
    按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)的规定,重大建设项目的文件分为十二大类、一百七十五小类。由于分工的原因,这些文件的形成和运转分散在各业务部门和参建单位,档案人员要逐个部门、逐个参建单位地收集文件、检查归档质量。档案工作的复杂程度高、难度大。而且,重大建设项目工期长,重大建设项目的建设周期一般都在两年以上,有的项目建设工期要三年到五年,甚至更长。这么长的建设工期难免会目相关人员变动、工作交接不畅等现象,给项目档案的收集增加难度。所以重大建设项目档案工作必须尽早制定项目档案工作规划,制定一套系统的收集方案,按项目的建设阶段和时间节点,明确对各有关单位的项目档案收集任务,细化收集工作流程。做到“事前关注、事中介入、事后跟踪”,以保证项目档案的齐全完整、应收必收。
    2.5从项目档案的整理来看
    重大建设项目档案数量大、文种多、文件的完整性要求高、文件间逻辑关系复杂、文件的专业性和成套性要求高,必须完全了解项目的内容、结构、流程等知识,才能做好分类、组卷、排序、著录等工作。
    因此,项目档案应根据项目所在行业档案分类办法,结合项目建设内容,明确项目档案整理标准,组织各参建单位统一按该标准整理项目档案,以保障各部分档案移交后科学有序地组成完整的项目档案。
    2.6从项目档案的利用来看
    因为是重大建设项目,对项目档案的利用也是从始至终。不论是项目的安全建设、人员培训、设备检修、技术革新;还是项目的评优报奖、竣工验收和项目审计等重要工作,都要依据项目档案来完成。对项目档案工作的准确性、及时性、完整性要求都很高。所以,重大建设项目的档案利用工作也是一项系统工程。
    3重大建设项目档案管理工作的要务3.1明确项目档案工作内容重大建设项目的档案工作,要从一开始就依照国家档案局《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)的要求,从档案组织系统建设、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备等方面提出项目档案工作规划。结合项目的具体情况,对照项目简介资料、初步设计说明、项目概预算文件以及工程管理部门掌握的情况,理清每一个单项工程、单位工程、分部工程、分项工程包含的具体内容。明确对应的项目档案工作内容,建立项目单项工程、单位工程、分部工程、分项工程一览表以及项目档案工作台账等管理工具。
    3.2确定项目档案工作目标
    根据项目建设目标,按照国家有关规定的要求,确定档案工作目标。即:以积极的参与措施,实现档案全程控制;以精细化的管理理念,完善各项档案制度;以强大的执行力度,落实各方档案责任;以充裕的财力和物力投入,实现档案库房建设和设施设备配备;以标准的整理活动,完成档案信息的著录;以先进的信息化手段,实现档案现代化管理;以敏锐的反应机制,为项目建设和移交生产服务。
    3.3建立健全项目档案工作制度
    构建项目档案工作标准体系,按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)等规范和标准,将项目档案的归档范围、分类方案、整理标准、移交要求、信息化和数字化,电子文件和特殊载体,业务流程、项目档案工作考核和奖惩制度等工作制度建立起来。
    3.4建立项目档案工作网络
    根据项目建设的组织形式,建立由业主单位、设计单位、施工单位、监理单位等各参建单位项目领导、项目经理和档案人员组成的档案工作网络。明确各参建单位的档案工作责任,细化分工,将工作任务层层分解,工作责任级级落实。
    3.5开展项目档案培训工作
    档案工作网络建立后,要及时开展档案业务培训。档案业务培训不仅要各参建单位的档案人员和文控人员参加,还要求各参建单位的项目主管领导、项目总工程师、项目经理等对项目档案质量起关键作用的人员参加。不但要让上述人员了解项目档案管理知识和归档要求,还要说明这些要求的逻辑和原理,使他们知其然也知其所以然,发挥出主观能动性共同做好项目档案工作。
    3.6建立档案库房并配备档案工作设施设备因为重大建设项目档案工作是伴随项目建设产生的,绝大多数项目原先并没有办公场所都要新建或扩建办公场所,项目档案库房是项目办公场所的

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