利用档案资源为企业发展服务
任玉芬 中交一公局第三工程有限公司
    m摘要：在新的环境下，做好档案的利用服务工作，不仅是社会发展和经济建设的需要，是现代企业加强自身经营管理、创造经济效益的重要手段，也是企业档案部门所面临的新课题。本文中笔者就如何更好的利用档案资源，为企业的发展服务提出了自己的见解，具有一定的参考价值。
    关键词：档案资源；企业发展；服务
    中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1001-828X（2010）07-0064-01
    一、前言
做好企业档案编研工作，把企业档案中潜在的具有行业特点的信息转化为生产力，实现对档案信息的直接开发和利用，是企业利用档案信息资源为自身发展建设服务的重要手段。而作为企业档案工作如何走出传统的思维和工作模式以适应这一新环境的变化，进而全面准确地把握企业变革的脉搏，有效地增强档案利用服务的功能，就成为新时期我们档案工作者必须面对的一个崭新的课题。
    二、丰富室藏，加强档案的编研工作
1.丰富室藏内容，做好档案的收集工作
收集是档案工作的入口和起点，是档案工作的基础，是保证档案齐全、完整，提高档案质量，搞好利用服务的一个极为重要的环节。
    要做到：平时立卷、及时收集，更新观念、主动收集，掌握信息、跟踪收集。除了要将所属部门、单位的档案及时接收进档案室，确保档案数量充足外，还要重点收集关系到企业生存、发展的生产、经营、市场、技术改造更新等活动的档案材料，以防止层次结构单一、内容单调、门类不全等现象。室藏档案除了要有文书档案外，还应有科技、人事、会计、设备及专门档案；除了纸质档案外，还应有照片、音像等档案。
    2.不断加强和完善档案的编研工作
为企业服务档案编研工作是根据企业需要，对档案文献内容进行研究汇编；为利用者提供档案信息服务的工作，主要包括编制检索工具和编纂参考资料。
    3.编制科学实用的检索工具
检索工具是进行档案管理和利用服务的基本手段，编制科学实用的检索工具，是做好档案管理的基础性工作。通过编制室藏性、检索性、介绍性等各种检索工具，可以揭示档案室所保存的档案内容和成分，使人们迅速、准确地查找到所需要的档案材料。
    档案检索工具，首先应具备四大功能：一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容功能；三是对档案进行科学管理功能；四是进行信息交流功能。其次，应该注意三个问题：一是应根据档案室的不同层次决定编制检索工具种类的多少；二是室藏性、查找性、指导性检索工具应该配套，使之突出检索工具的有效性、兼容性和存储性特征；三是编制检索工具应着眼于当前，兼顾未来。
    4.加强对档案内容的分析研究
档案工作人员要根据本企业工作的需要及室藏情况，加强对档案内容的分析研究，本着实事求是、真实可靠的原则，主动做好档案信息的编研服务工作。一是要加强参政决策意识，要利用档案资料，编研出有价值、有影响的档案资料，为领导决策服务；二是要强化学术研究，要充分利用自己的特长，发挥自己的优势，编研出有价值的编研成果；三是要增强经济意识，编研工作人员要认识研究企业档案，从中找出规律性，从而推动企业经济向前发展；四是要加强宣传教育，通过编研，认真总结经验，吸取教训，使编研成果真正起到宣传教育作用。
    三、变观念：围绕企业的创效服务
1.正视现实、转变观念一是树立主动服务观念。
服务性是档案工作的根本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。二是树立开拓创新观念。要在加强档案管理工作的同时，充分发挥档案信息的潜在的价值功能，积极主动地为企业的改革和生产服务。三是树立信息交流的观念。档案工作要搞好对外信息宣传，要在部门之间、企业之间建立更为紧密的信息联系，扩大服务范围，使档案工作在更广泛的领域发挥作用。四是树立市场观念。在市场经济条件下，一切必须以市场需求为导向，因此，档案工作者确立市场观念十分必要。
    2.以经济建设为中心，为企业的增产节约和创效益
搞好服务企业档案来源于企业，又服务于企业，档案利用工作的根本目的就是为企业创造经济效益。企业档案作为企业各项历史活动的原始记录，蕴藏着难以估量的智力资源和凭证、依据作用，要想最充分地挖掘和发挥出这些潜在的档案信息价值，档案人员除了要熟悉所收藏的档案内容外，还要坚持“三个结合”。
    第一，与单位生产部门的业务工作相结合。紧紧围绕生产实践的中心任务，积极、主动、超前、有针对性地为其提供有效服务。第二，与生产业务人员相结合。在开展档案利用工作中，要加强与生产业务人员的沟通联系，增强档案利用的准确性、有效性和及时性。第三，与本单位的调研工作相结合。档案是历史的浓缩，生产实践中的经验教训，都会体现在单位的档案之中，为了有效地利用档案，总结经验，吸取教训，要围绕生产实践确定调研题目，开展专题研究，为领导生产决策提供一些高质量的、系统的档案材料。
    四、开发利用档案信息资源
档案信息资源的开发与利用分两个阶段：一是初级阶段，就是利用者到档案室查、借阅档案或档案室主动为利用者提供档案，这一阶段主要反映了档案利用的情况；二是高级阶段，就是通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中对档案的利用，产生出一定的社会效益和经济效益，这一阶段主要体现了档案利用的价值。在信息时代，为了更好地开发和利用企业档案信息资源，应该加强以下工作：

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