中国历史经历了漫长的封建社会，王朝的更替，导致了公文的格式、语言文字以及体裁的多样化。从一个方面来讲，它是我国丰富的文化资源。但从档案的管理角度来讲，却给我们带来了保管和利用的诸多困难。反过来，规范公文的体式、语言和格式来简化科技生产等活动程序，成了档案管理工作者和从事文书工作人员的一个艰巨的任务。
    我国解放后，一直在这方面也做出了巨大的努力。
    3．1公文中文字的简化。早在晚清末年，康有为、梁启超、谭嗣同等主张文字拼音化。1906年，教育家陆费逵在《教育杂志》创刊号上发表论文《普通教育应当采用俗体字》，这是历史上第一次公开提倡使用简体字。1922年，陆费逵又发表论文《整理汉字的意见》，建议采用已在民间流行的简体字，并把其他笔画多的字也简化。五四之后，一批知识分子痛感汉字“三多五难”:字数多，笔画多，读音多，因而就难认、难读、难写、难记、难用。鲁迅曾经感慨:“中国的文字，对于大众，除了身份、经济这些限制之外，还要加上一条高门槛:难。单是这条门槛，倘不费它10来年功夫，就不容易跨过。”1922年，钱玄同在国语统一筹备委员会上提出《减省现行汉字的笔画案》，得到陆基、黎锦熙、杨树达的联署。这是历史上有关简体字的第一个具体方案。它提出的八种简化汉字的方法，实际上也就是现行简体字的产生依据。1935年春，上海文化界发起大规模汉字简化运动，称为“手头字运动”，意即一般人怎么写，书就怎么印，使得文字比较容易写、容易认。同年8月，国民党政府教育部采用钱玄同主编的《简体字谱》草稿的一部分，公布“第一批简体字表”，收简体字324个，是历史上由政府公布的第一个简体字表。
    这套方案后来因遭到戴季陶等人的反对，于第二年2月通令收回。新中国成立后，1955年1月，文改会拟订了《汉字简化方案草案》，广泛征求意见。1956年1月，《汉字简化方案》由国务院全体会议第23次会议通过，这个方案共简化汉字517个，简化偏旁54个，并废除了近400个异体字。1964年5月文改会又编印出《简化字总表》。该表共分三表:第一表是352个不作偏旁用的简化字，第二表是132个可作偏旁用的简化字和14个简化偏旁，第三表是经过偏旁类推而成的1754个简化字。由此，简化字的数量由517个增加到2238个，这就是今天使用的简体字的基本范围。文字的简化，为公文语言的规范开创了先河。
    3．2公文种类的规范。公牍文化是文档官吏在其职任内所创造的文化产品，公文文种、撰写风格、体例格式及公文用语等历代有别。其中文种的变化大抵分为三个阶段。一是封建时期的公文种类，主要有诏令、制、诰、文告、奏议、表、疏等。如为世人传诵的李斯的《谏逐客书》、晁错的《复奏勿收农民租》、贾谊的《陈政事疏》、司马相如的《谏猎疏》等［3］。期间，公文文种虽略有变化，但不离左右，变化不大。辛亥革命后，公文发生了革命性的变革，从内容到形式都面目一新。1912年孙中山领导的南京临时政府颁布了公文程式，规定使用“令、咨、呈、示、状”等五种公文文种［4］。新中国建立后，不断进行公文的规范化、科学化建设。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，规定公文种有：命令（令、指令），决定、决议，指示，布告、公告、通告，通知，通报，报告、请示，批复，函等九大类。1987年，国务院办公厅正式发布了《国家行政机关公文处理办法》，又于1993年修订发布。
    规定公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。规定行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。至此，我国公文走上了科学发展的大道，对于社会主义现代化建设必将起到重大促进作用。公文文种的规范，既是档案分类整理的要求，也是规范公文的体裁格式发挥公文效用的要求。它们之间有着互为依赖互为促进的作用。
    3．3公文的格式规范。过去，文件的格式，包括用纸大小、排版格式、字体型号大小等在不同行业、不同时代要求不一样。对档案的整理立卷带来了很多麻烦，有的用纸大了，要裁；有的用纸小了，要粘。虽然现在实行了立卷改革，档案以件为单位归档。但公文的格式不一致，在某种程度上影响了档案的利用和保管。要求公文格式规范就成了档案管理者们强烈要求。2000年11月，国务院颁布了《国家行政机关公文格式》，规定公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148；公文页边与版心尺寸为天头（上白边）为：37mm±1mm，订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文中图文的颜色未作特殊说明均为黑色；公文排版正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。印刷要求：印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求；公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损……。［5］由于文档一体化的实现还待推广，从目前的管理体制来讲，文件管理和档案管理还不能同步，文件的形成在很多单位都不太规范，有的单位文件选用载体，如纸张不太规范，纸张酸性高、半纤维素和木质素含量偏高，纸张耐久性差；有的单位文件形成选用的记录方式也不太规范，有的用染料印文件，有的用红蓝铅笔圈阅文件，等等。这些处理方式，都不利于档案的保管。随着社会的发展，人们的法制意识加强，档案的凭证作用应用得越来越广泛。但由于档案是文件的下游作业，我们只有充分重视档案对文件形成规范的隐性作用，确保文件形成的载体、文件形成的程序和文件的语言、体裁、种类、格式规范，这样档案的耐久性才适当、档案的法律地位才有保障。
    【参考文献】
［1］吴宝康，和宝荣．档案学概论[M]．北京：中国人民大学出版社，1988：52-61．
［2］杨友秀．档案工作基本理论与方法[M]．北京：档案出版社出版，1994：268-282．
［3］李福敏．古代文档官吏与传统文化[J]．档案学通讯，2003(4)：36-38．
［4］杨树森．孙中山领导的南京临时政府的秘书工作[J]．秘书之友，2007（3）：43-46．
［5］国家质量技术监督局．国家行政机关公文格式，GB/T 9704-1999．1999-12-27批准发布．
作者简介：宋岩（1971—），男，湖南衡阳人，广东机电职业技术学院综合档案室主任，副研究员。

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