档案的另一个隐性作用探析
宋岩（广东机电职业技术学院广东广州510515）
【摘要】档案的作用分为一般作用和特殊作用，但还有一个隐性作用常被人们所忽略，那就是对文件形成的规范作用。本文就从档案与文件关系入手，深度挖掘档案对文件形成的载体、对文件形成的程序和对文件形成的体裁格式的规范作用。并充分利用这种作用，规范文件形成载体和文件形成的程序和文件的语言、体裁、种类、格式，从而确保档案能够长期保管和档案的合法地位。
    【关键词】档案；文件；作用
档案是国家机构，社会组织和公民个人在社会实践活动中直接形成的具有一定保存价值的各种形式的历史记录。一般来讲，档案的作用分为一般作用和特殊作用。一般作用主要表现在：是机关工作的查考凭据，是生产建设的参考依据，是政治斗争的必要手段，是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动素材等几个方面。而特殊作用主要表现在档案的凭证作用和参考作用两个方面。[1]我们知道，档案的前身是办理完毕且具有一定保存价值的文件。
    也就是说文件的内容、格式决定了它是否具有保存价值，是否会归档成为档案并继续发挥它的作用。但是，档案保管好坏也决定了这种作用发挥的效果。为了确保档案得到妥善保管，并进一步好发挥档案的参考凭证作用，长期经验教训告诉我们，必须对档案的前身---文件的形成与格式提出规范要求。这就是我们常常忽略的档案另一个隐性作用，对文件形成的规范作用。它主要表现在以下三个方面：
1要确保档案耐久性，档案对文件形成的载体和记录方式起到规范作用
档案的保管是档案管理工作的一个重要环节，也是档案发挥作用的关键环节。档案要持久保管并发挥作用是由档案的耐久性决定的。
    档案的耐久性是指保存和使用的过程中，档案制成材料抵抗理化损坏作用和保持其原理化性能的能力。它主要由两方面因素决定：一是档案载体，另一个是档案的记录方式。
    1．1文件形成的载体对档案耐久性的影响。文件形成的载体从历史的演变过程来看，先后使用过甲骨、金石、缣帛、纸张，就是我们常见的甲骨档案、金石档案、缣帛档案和纸质档案。还有现今普通使用的光盘、磁带、相片等。但目前，我们文件形成的主要载体还是纸张。纸质的好坏就决定了档案的耐久性，也就直接影响到档案作用的发挥。
    纸张的耐久性主要由造纸原料的种类、性质和造纸生产过程等因素决定。造纸原料很多，目前主要使用植物纤维，纤维的基本化学成分是纤维素、半纤维素和木质素组成，造纸原料中这三种化学成分的性质和含量对纸张的耐久性有主要影响。而造纸主要分为“制浆”和“抄纸”两个生产过程，制浆的方法有手工法、机械法和化学法，采用不同方法制浆，纸张纤维的长短和粗细都不同，从而对纸张的耐久性有很大影响。所以，我们在工作中，必须根据公文的重要性来选择不同纸张作为文件记录载体。这样既可以增强档案的耐久性，发挥档案的作用，又可以合理节约办公经费。
    当然，我们在日常的科技生产等活动中，也有使用光盘、磁带和相片作为记录载体。由于这些载体的材质对耐久性有很大影响，所以我们在选购办公用品时，应根据这些材质的参考值来选择合适的型号作为记录载体。
    1．2文件形成的记录方式对档案耐久性的影响。文件的记录方式是相对于具体的记录载体而言。如对纸张而言，影响档案的耐久性的因素主要有三个，其一为纸张的化学成分和造纸的方式，其二为色素的成分，其三为色素与纸张的结合方式。通常，纸张的主要成分有纤维素、半纤维和木质素。三者的比例不同，对纸张的耐久性有影响。此外纸张的制造方式不同，纸张的耐久性也受影响，一般来讲，手工打浆的纸比机器打浆的纸耐久性强。当然，这个因素不受我们控制，我们也不作太多的研究，只要根据文件的重要程度选择不同规格的纸张即可。
    通常受我们直接影响的主要在于后面二个因素。
    色素的成分主要分为炭黑、颜料和染料三种。炭黑对各种强光有散射作用，耐火性和耐热性好，化学性质稳定，耐酸碱，耐氧化，不溶于水，油和普通溶剂，是最耐久的色素成分。颜料分为无机颜料和有机颜料：无机颜料热稳定性、光稳定性好，不溶于普通溶剂，非常耐久；有机颜料有色力强，透明性好，但耐光性、耐热性不如无机颜料。染料是一天然或合成的有色有机物，颜色鲜艳，不耐酸碱，溶于水或其他溶剂，耐光性差，在光照下极易褪色、变色，是不耐久的字迹材料。
    而色素与纸张的结合方式主要有结膜、吸收和粘附三种。结膜是指当字迹材料写在纸上时，干燥后能在纸上形成一层薄膜。这种膜与纸张纤维结合牢固，耐磨擦，不易使色素成分扩散，是最耐久的一种方式。浸润是指字迹材料写在纸上后，色素成份依靠分子的运动渗透到纸张纤维的内部中。这种结合方式耐磨擦，但易于扩散，属于比较耐久的。粘附是指字迹材料写在纸张上，依靠一定的外界压力，以大颗粒的形式在纸张纤维间的大空隙内作机械的附着和停留。这种结合方式不耐磨，是最不耐久的。［2］不同色素与纸张不同的结合方式都对档案纸张的耐久性有影响。
    由此，我们在文件形成时，还应根据文件的重要程度，选择合适的笔和墨。这就是档案对文件记录方式的规范作用。
    2要确保档案作用发挥，档案对文件形成的程序起到规范作用
由于档案具有其真实性、原始性，它的法定证据作用明显。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作提供服务，同时帮助解决一些关系到单位和个人的切身利益问题。
    档案在整理立卷的一个主要原则就是要遵循文件的形成过程，而档案要发挥作用关键在于文件形成的程序是否规范，是否具有法律效力。每个机关组织都有其法定的职能和权力，而这种职能和权力主要是通过它所制发的文件体现出来。但文件的制发必须按照拟稿、审核（核稿）、签发、缮印、核对、用印（签署）等规定程序形成才具有法律效力。如果文件形成的程序不规范，就对该份档案的法律效力产生直接的影响。这就造成个别单位事后为了让该份档案产生法律效力而私下补办文件形成程序，这种做法既有伪造档案的嫌疑，又破坏了档案的原始性。在很多的失误教训中，档案以其特有的方式规范文件的形成程序。
    3要确保档案的分类与整理，档案对文件的语言、体裁、种类和格式起到规范作用

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