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企业合同管理的缺失与对策

更新时间 2011-10-21 11:57:24 点击数:

    企业合同管理的缺失与对策■崔红东徐矿集团陕西长青能源化工有限公司[摘要]市场在某种意义上说是法制经济,再贴近些说,是契约经济、合同经济,也可以讲是合同社会。现代企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的,所以,能否实施有效管理把好合同关,是现化企业经营管理成败的一个重要因素。因此,必须十分重视合同及合同管理。
     [关键词]合同管理合同签订合同履行对策
    企业合同管理是指企业对以自身为主体的各类合同依法订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审查、监督、控制是合同管理的手段。
    企业合同管理的重要性和必要性在于:一方面使企业的内部生产经营与外部市场接轨,满足外部市场的需要,提高企业适应外部市场和参与外部市场竞争的能力;另一方面是使企业在履行合同的过程中维护自身的合法权益,规避合同风险,提高企业经济效益,完成企业对市场的承诺,体现企业的诚信,提升企业的品牌和形象,使企业更牢固地立足市场,达到可持续发展。
    一、企业合同管理中存在的主要问题1.合同签订阶段的问题:合同条款不全面、不完善、不严密,甚至某些条款与国家法律法规相悖,致使合同存在漏洞,结果使合同履行过程中的纠纷和违约现象时有发生。具体表现为:(1)合同主体不当或主体不适格。(2)合同文字不严谨,容易发生岐义和误解,导致合同难以履行或引起争议。(3)合同条款挂一漏万,不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。(4)违反法规的无效合同。
    2.合同履行阶段的问题:
    在合同履行过程中,由于企业负责合同人员业务素质不高,合同风险识不强,致使在合同履约过程中遭受到一些本可避免的损失,具体表现在:(1)应变更合同的没有变更。(2)应当发出的书函等没有发出。(3)应签证确认的没有办理签证确认。(4)应当追究的却过了诉讼时效。(5)应当行使的权力没有行使。(6)应当重视证据的法律效力的却没有得到足够的重视,证据缺失。
    二、企业合同管理中存在问题的主要原因1.对重视程度不够。主要是企业法人对市场与合同、合同与合同管理的关系缺乏足够认识。
    首先,是对市场与合同的关系缺乏认识。在市场经济条件下,这是一种相互依存的关系。一方面,市场的运作需要合同。也就是说,市场是靠合同运作的,市场主体各方都是靠合同去履行其权利义务的。另一方面,合同的成立必须以市场为前提。没有市场谈不上什么合同。合同是市场的产物,是市场可持续发展的动力。
    其次,是对合同与合同管理的关系缺乏认识。这也是一种相互依存的关系。合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。往往只是高度重视合同洽谈和签订节点,而忽略了合同履行这一重要阶段,一旦合同签订了,就束之高阁了,没有重视合同履行过程是实现权利义务这一过程。因此,合同管理的大多数问题产生在中期和后期履行阶段。
    2.缺乏法律意识。最明显的表现是不能够把合同管理与相关的合同法律结合起来,缺乏依法订立和履行的意识。结果违背合同法律所造成无效合同,得不到法律的保护。
    3.管理制度不完善。这里是指缺乏一套严谨的合同管理制度,对合同管理未能体现现代化、规范化、法制化的要求。对合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节,没有规范的制度。
    三、解决企业合同管理中存在问题的主要对策:1.建立健全企业的合同管理体系,形成科学的管理方法。主要是建立和健全企业合同管理的组织体系和制度体系。组织体系是指企业要由上而下地建立健全合同的管理机构(包括专职机构和兼职机构),使企业合同管理覆盖企业的每个层次,延伸到各个角落。
    制度体系是提指企业要就合同管理全过程的每个环节,建立和健全具体的可操作的制度,使合同管理有章可循,这些环节包括:合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。
    同时要建立合同履行过程的内部监督审核制度。根据合同履行情况、履行中的难点、重点和存在的一些问题,进行定期或不定期的审核;使合同履行处于可控状态。要检查合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要。对不适应部分进行必要的调整。总之要对合同管理体系应进行动态控制,及时调整,不断完善。
    2.注重合同管理的人才培养,提高合同管理人员素质。提高合同管理人员素质是企业合同管理的重要任务,也是合同管理的迫切需要,可从下述三个方面着手:(1)选拔优秀人员。(2)组织好在职深造学习。(3)建立岗位责任制。由此全面提升企业合同管理人员的素质,包括他们的思想素质、法制素质、运用语言文字的素质、业务素质等。
    3.建立有法律顾问部门参与的现代企业合同管理机构和管理模式。
    首先,合同应由企业法律顾问部门管理。签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。这就决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理等工作,已超越了企业自身的界限,而成为一种受法律规范和调整的社会关系,涉及大量的法律专业问题,所以合同首先应由企业法律顾问部门管理。
    其次,合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理相结合的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上,对合同实行分级、划块管理,各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位,负责本部门、本单位的合同签订和履行,并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。这样,企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实,形成完善的合同管理体系。
    合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作,它不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理,现代企业若能对合同实施有效管理,将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

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